E alla fine arriva SUE (3). Una guida pratica per comuni e altri attori dei procedimenti di edilizia privata (residenziale)

Con l’ultimo approfondimento si affronta il tema, del tutto pratico, di cosa attende i comuni e gli altri attori SUE, con l’intenzione di fornire indicazioni pratiche e operative, in vista del passaggio – in data ancora da definirsi – alla comunicazione interoperabile standard nell’ambito dei procedimenti di edilizia privata (residenziale).

Si conclude così, la saga di approfondimento in 3 puntate che L’archivista digitale ha inteso dedicare alle revisione interoperabile del SUE:

• il quadro normativo e i punti di contatto con la nuova interoperabilità degli sportelli SUAP;
• uno sguardo alle specifiche di interoperabilità;
• cosa devono o possono fare i comuni e gli attori SUE.

Di seguito, quindi, la terza e ultima puntata, che cercherà di fare ammenda degli eccessi teorici e tecnici delle precedenti. E anche di andare oltre l’orizzonte dell’avviso PNRR e le questioni interoperabili e rivedere il processo SUE nel suo insieme.

Le linee guida di Unioncamere

Il documento di riferimento per guidare comuni e altri enti nel passaggio alla nuova modalità operativa sono le  Linee guida per l’operatività degli Sportelli Unici dell’Edilizia nel SSU che Unioncamere ha elaborato e reso disponibili sul sito dedicato alla revisione degli sportelli unici https://www.suapsue.gov.it/.

Tralasciando la collocazione del documento nella gerarchia delle fonti normative e considerazioni sulla cogenza delle indicazioni che fornisce, questo ha senz’altro il fascino del pratico e dell’operativo che, alla fine, è quello che spesso fa la differenza, anche quando si cerca di valutare autorevolezza e affidabilità delle indicazioni. Probabilmente è questo il testo che più di tutti fa fede, paradossalmente.

Dopo aver richiamato il contenuto delle specifiche tecniche nelle sue linee generali, le linee guida spiegano alcune attività in capo a comuni ed enti terzi e chiariscono qualche dubbio che può essere emerso dalla lettura delle specifiche, a partire da obbligatorietà della modalità interoperabile e modulistica (di cui si è detto nelle puntate precedenti).

La domanda a cui nel seguito si mira a dare risposta è “cosa devono fare i comuni? E gli enti terzi?“. Procediamo, quindi, con ordine, integrando anche con considerazioni e indicazioni complessive il contenuto delle linee guida.

L’avviso PNRR

Anche in ragione dei tempi stretti, è bene che i comuni (anche in qualità di enti terzi) inviino la candidatura per il contributo PNRR, operando quelle scelte, abbastanza obbligate, la cui portata il prosieguo della lettura dovrebbe rendere chiara.

Il contributo serve a finanziare l’adeguamento dei prodotti di mercato, le “componenti informatiche”, alle nuove specifiche, in una forzatura comune a tutto il PNRR digitale: le amministrazioni non posseggono più software, nemmeno licenze d’uso che consentono loro di installare software complessi su server propri ma, semplicemente, nel paradigma SaaS (Software as a Service), hanno il diritto di usare un software in tutto e per tutto sotto il controllo e la responsabilità di chi lo sviluppa e mantiene, che riserva sui suoi data center una quota di spazio per i dati delle singole amministrazioni (che ne rimangono ovviamente proprietarie o titolari che dir si voglia). I margini di personalizzazione, in questo scenario, sono minimi e, comunque, l’adeguamento a delle specifiche standard nazionali non rientra nella categoria delle personalizzazioni ma nell’adeguamento di un prodotto di mercato che, se non adeguato, sul mercato proprio non potrebbe starci. Sarebbe un po’ come dire che Whatsapp, il giorno in cui ha reso disponibile la funzione “ottieni una copia dei tuoi dati” in ossequio agli obblighi del GDPR, avesse chiesto un contributo economico a tutti i suoi utenti.

L’avviso è disponibile sul portale padigitale2026.gov.it per comuni, forme associative di comuni, province autonome e regioni. L’avviso destinato alle regioni, evidentemente, finanzia l’adeguamento della componente front-office SUE ed eventuale componente back-office SUE che talune regioni rendono disponibili agli enti del territorio.

Per dare dei numeri, il costo per l’adeguamento ex novo di una piattaforma SUE regionale è di circa due milioni di euro. Visto che, alla fine la piattaforma regionale è, informaticamente, equivalente al SaaS di un operatore economico che lo offre sul mercato, si può dire che un fornitore deve investire quella stessa cifra, due milioni di euro, per adeguare il suo prodotto. Per un comune della fascia 5-001-20.000 abitanti il contributo PNRR è di poco più di 10.000 euro: ciò vuol dire che, in questo frangente, un fornitore riesce a sostenere l’investimento e rimanere sul mercato se ha almeno 200 comuni di medio-piccole dimensione come clienti.

Analisi della situazione attuale

In prima battuta, comuni ed enti terzi devono guardarsi dentro, analizzarsi e individuare quali soluzioni tecnologiche stanno utilizzando per supportare le attività collegate al SUE, sia quelle di front-office e back-office strettamente di sportello, sia quelle di back-office per le attività istruttorie..

La casistica è variegata e ne offrono uno scorcio gli open data SUE pubblicati dal Dipartimento per la funzione pubblica sul portale dedicato agli sportelli unici, anche se questi, va detto, sono molto meno completi e accurati rispetto agli analoghi per il SUAP.

La componente front-office SUE dovrebbero averla quasi tutti i SUE d’Italia, o hanno quasi tutti perché resa obbligatoria dal dpr 380/2001 (art. 5) e da alcune normative regionali^[1]Ammetto, ne conosco poche di leggi regionali, ma quelle poche prevedono la modalità di presentazione tramite portale e ne mettono a disposizione uno.. Gli open data confermano questa considerazione: degli allora 7.904 comuni, per soli 1.726 non era stato possibile rilevare la piattaforma in uso.

Le funzioni della componente back-office SUE possono essere divise fra lo stesso strumento usato per il front-office SUE (per esempio, l’operatore SUAP si collega alla piattaforma per fare upload di una richiesta di integrazioni o di un provvedimento e, nei casi più avanzati, per convocare una conferenza di servizi) e altri software interni dell’ente, tipo il software dell’edilizia privata dal quale si inviano le richieste di pareri^[2]Che poi, si continuano a chiamare pareri, ma sarebbero “conferenze di servizi asincrone”, con il vantaggio che se il parere non arriva la legge (la 241/1990) ci dice come proseguire. … Continue reading agli altri enti, oppure il protocollo informatico quando si opera senza un software strutturato o, in alcuni casi, in aggiunta al software strutturato.

La componente back-office enti terzi, quella che supporta nelle le attività istruttorie, per così dire, di merito (o istruttorie), può esserci o no. In alcuni casi si lavora solo a livello documentale organizzando le pratiche in fascicoli e alimentandoli correttamente, consultando poi altri fascicoli per l’attività istruttoria. Questo avviene in comuni piccoli con bassi volumi di pratiche, ma anche in altri enti terzi per cui magari il rilascio del parere in ambito edilizio non è l’attività principale e si è privilegiato dotarsi di software gestionali per funzioni che generano maggior volume di pratiche. Se si opera solo a livello documentale vengono meno un po’ di funzioni e facilitazioni (per esempio, la visualizzazione degli interventi sulla cartografia), ma in alcuni contesti può bastare.

Quindi, a occhio, anche solo per motivi di tempo, se si dispone già di una componente informatica a supporto di qualche funzione la scelta più ragionevole dovrebbe essere quella di adeguarla, girando il contributo PNRR al fornitore^[3]Fra avviso PNRR e Linee guida Unioncamere non è molto chiaro (almeno a me) se l’avviso PNRR riguarda solo gli enti che usano soluzioni di mercato e non anche quelli che usano la soluzione … Continue reading (che, se è giudizioso, ne lascia un po’ all’amministrazione per compare due computer con due monitor belli grandi per chi deve valutare i progetti e gli elaborati grafici a video). Poi, a essere davvero pragmatici e realisti, visto che questo PNRR vive su un compromesso così grande che nemmeno si nota (cioè che le amministrazioni pagano un’evoluzione standard e di legge di un software che un fornitore realizza una volta e poi dispiega pari pari uguale uguale a tutte le amministrazioni clienti, nemmeno se fosse una personalizzazione ad hoc), se un’amministrazione ha voglia o necessità di cambiare applicativo può farlo dopo . Il contributo non va perso perché è servito per adeguare tutte gli applicativi presenti sul mercato, con gli enti che, alla fine, hanno fatto solo da tramite per effettuare una sorta di “partita di giro” verso i fornitori privati. Certo, se si ha intenzione di cambiare e si riesce a farlo, nei tempi, già adesso, ben venga: si deve addestrare il personale una volta sola (anche se a un cambiamento doppio: l’interoperabilità e il nuovo software). Se invece si anticipa il cambiamento solo per paura di dover pagare nuovamente l’adeguamento, direi che questo non è il caso: a regime (interoperabilità avviata) un fornitore proporrà un software già adeguato e interoperabile e non potrà in alcun modo sognarsi di chiedere un contributo per adeguamenti tecnologici e normativi già realizzati.

Se, invece, la componente informatica manca, c’è poco da fare: bisogna procurarsene una, oppure, cosa che nessuno propone, adeguare il protocollo informatico/sistema di gestione documentale per interfacciarsi in interoperabilità con il mondo SUE. In una implementazione molto di base, così come il protocollo informatico è collegato alla casella PEC e ha un interfaccia per gestire i messaggi che vi arrivano, allo stesso modo lo si potrebbe dotare di un collegamento con il sistema SSU e di un’interfaccia che consenta di completare i metadati necessari per la trasmissione.

Scelte implementative e requisiti ulteriori

Le regole di comunicazione sono standard, tuttavia lasciano spazio a scelte implementative discrezionali, anche solo per le parti non strettamente attinenti alla comunicazione ma funzionali a questa. Su queste, i singoli enti possono incidere poco, visto che i fornitori sviluppano software che devono servire una platea ampia di amministrazioni clienti (almeno 200, con il conto approssimativo fatto in apertura).

Le amministrazioni devono però essere ferme per pretendere che i fornitori colgano l’occasione per mettere a punto, dove non disponibili, anche funzioni del software non richieste dalle specifiche ma fondamentali per lavorare bene e per essere in linea con la normativa. Tre su tutte, in ordine sparso:

1. Strumenti per facilitare l’attività istruttoria, quali liste di controllo (o checklist, tanto per la componente back-office SUE quanto per quella Enti terzi), composizione automatica di documenti a partire da modelli predefiniti completati di volta in volta con i dati specifici della pratica in esame, collegamenti con banche dati utili ecc.
2. Integrazione con il sistema di gestione documentale per la protocollazione e la fascicolazione dei documenti. Tendenzialmente, se i documenti viaggiano insieme ai dati strutturati, è anche possibile automatizzare del tutto le operazioni di registrazione di protocollo e di apertura (creazione) e alimentazione di un fascicolo secondo regole ragionevoli. Se poi non si automatizza del tutto, senz’altro si può arrivare a un livello molto alto di assistenza all’operatore da parte della macchina. L’importante è chiederlo sin da subito e “stressare” il proprio fornitore con tutta la moral suasion che si è in grado di esprimere. I dettagli si possono affinare in corso d’opera.
3. Uso di documenti strutturati, almeno per la modulistica dell’istanza/comunicazione iniziale. Dove esistesse una modulistica regionale ufficiale, pretendere che si utilizzi quella, opportunamente convertita in moduli facilmente compilabili online, in conformità alle Linee guida di design per i siti internet e i servizi digitali della PA di Designers Italia.

Ci sarebbe anche l’integrazione con il sistema di pagamenti pagoPA, possibilmente appoggiandosi al partner tecnologico principale dell’ente così da beneficiare di tutti gli automatismi che sicuramente sono stati messi in piede nel tempo. Però avevo detto “tre” e tre sia.

Quando gli adeguamenti tecnici sono fatti

Quando il fornitore ha ultimato gli adeguamenti tecnici, ci sono due passaggi da fare, forse tre.

1. Configurare la presenza dell’ente come soggetto SUE dentro la PDND (Piattaforma Digitale Nazionale Dati): ciò vuol dire pubblicare gli “e-service” (cioè le interfacce informatiche che consentono la comunicazione interoperabile) e la relativa documentazione e effettuare qualche altra configurazione. SI tratta di un’operazione che deve essere necessariamente condotta da un dipendente dell’amministrazione che opera come “amministratore” sulla PDND. In linea teorica anche un operatore del fornitore potrebbe ricevere i permessi di amministratore della PDND, ma questa non è affatto una buona idea^[4]Se i motivi per cui non è una buona idea dare a un fornitore accesso totale alla presenza del proprio ente sulla PDND non fossero chiari, possiamo approfondire volentieri in altra sede.. Naturalmente il fornitore deve assistere gli enti in questi passaggi.
2. La verifica tecnica di conformità della componente informatica: per le componenti pubbliche sovracomunali ci pensa l’ente gestore (Unioncamere, regione, provincia ecc.); per le componenti “di mercato” (o “autonome” nella nomenclatura dell’avviso SUAP) sta invece alla singola amministrazione chiedere la verifica. Anche questo è un passaggio in cui il fornitore deve necessariamente assistere gli enti, specie quelli dove la funzione informatica non è presidiata da personale specializzato.
3. Censire l’ente, i suoi uffici e (almeno per i SUE) i procedimenti di competenza nel Catalogo SSU e configurare i vari riferimenti per la comunicazione telematica. Prerequisito essenziale è, prima, sistemare la situazione dell’ente sull’Indice della pubblica amministrazione – IPA (cosa che sarebbe buona norma fare periodicamente). In particolare occorre censire tutte le unità organizzative con le denominazioni aggiornate, perché il Catalogo attinge da quei dati per consentire agli enti di indicare per ogni procedimento l’ufficio competente. Questo richiede di avere assoluta consapevolezza del “chi fa che cosa” relativamente ai procedimenti SUE-correlati, e comporta, a ritroso, di fare una sorta di censimento. Il SUE, in particolare, ha tutto l’interesse anche ad avere il quadro preciso di tutti i procedimenti attivabili e degli enti che potenzialmente possono intervenire in ogni procedimento. Anche qui, il fornitore deve dare una mano.

Il punto 3 merita magari un elenco di riepilogo (da prendere con beneficio di inventario, perché certe cose, alla fine, si scoprono soltanto vivendo):

• aggiornare la situazione dell’ente sull’Indice della Pubblica amministrazione;
• fare un censimento dei procedimenti di competenza e delle amministrazione coinvolte;
• censire l’ente sul Catalogo SSU;
• censire gli uffici dell’ente sul Catalogo SSU;
• censire i procedimenti di competenza sul Catalogo SSU;
• associare i procedimenti agli enti/uffici.

In linea teorica è possibile associare i procedimenti solo all’ente e non all’ufficio specifico. Tuttavia, se si può essere precisi, meglio investire un po’ di tempo in fase iniziale e recuperarlo con gli interessi quando il sistema entra a regime (se la richiesta è già contrassegnata con l’ufficio competente si salta un passaggio di smistamento che accresce i tempi ma non il valore del procedimento).

La soluzione sussidiaria Enti Terzi

E’ evidente che se, a un certo punto, si decide di usare la trasmissione interoperabile di documenti e dati, se qualcuno non è pronto il sistema non può funzionare come deve e sono più i problemi che i benefici.

Per questo Unioncamere mette a disposizione una soluzione sussidiaria (già realizzata per il SUAP e in fase di adeguamento alle regole SUE) che può essere utilizzata dagli enti che non intendono dotarsi di altre soluzioni di mercato e che, soprattutto, è assegnata d’ufficio agli enti che non si sono mossi nei termini (nello specifico, si censisce l’ente colpevole di inerzia nel Catalogo SSU e lo si associa alla soluzione sussidiaria).

Anche per aderire alla soluzione sussidiaria è necessario verificare attentamente la posizione dell’ente sull’Indice della pubblica amministrazione, anche e soprattutto per quanto riguarda l’indicazione del Responsabile della transizione digitale (RTD), visto che questi deve intervenire direttamente (con SPD/CIE) nel processo di adesione – o almeno così era per la soluzione sussidiaria SUAP, ma si è detto che la componente informatica è la medesima.

Quando tutto funziona

Poiché siamo stati tutti bravi a un certo punto il sistema inizierà a funzionare a pieno regime. Questo impone necessariamente delle modifiche alle modalità operative di chi lavora negli enti, anche quando queste sono prassi consolidate da tempo. Altrimenti, il rischio è che il sistema interoperabile e gli sforzi fatti per farlo partire non producano i benefici sperati e che, addirittura, rendano più complicata la gestione degli iter procedurali. Di seguito tre esempi, anzi tre “occorre”.

1. Occorre tassativamente evitare che le pratiche entrino al SUE da canali differenti: abbiamo l’appiglio normativo per farlo. Allo stesso modo le comunicazioni non devono uscire dal SUE (o da un ente terzo) da un canale diverso da quello interoperabile, anche se questo dovesse apparire eccessivamente freddo e asettico o impersonale (cosa che in realtà non è)^[5]Se si vuole fare esercizio di buone maniere e cortesia istituzionale si può tranquillamente avvisare il collega di un altro ente o ufficio di una pratica complicata: si può fare anche per telefono, … Continue reading.
2. Occorre utilizzare i software per come sono stati pensati e in tutte le loro funzioni: in particolare, si deve assolutamente privilegiare l’inserimento dei dati negli applicativi e negli “spazi” giusti. Il tempo investito per inserire dati ordinati si risparmia, moltiplicato, dopo. Non si deve cedere alla tentazione di imbrogliare il sistema con dati parziali o poco sensati “per andare avanti”. Occorre poi privilegiare la produzione di documenti (testuali) a partire da modelli predefiniti^[6]I modelli di testo sono da preparare in fase di avvio. Si possono preparare anche in itinere, ma, di solito se non si fanno subito, quando poi è finita l’adrenalina, non si fanno più. Non è … Continue reading perché ciò velocizza il lavoro e mantiene allineati i documenti ufficiali che fanno fede con le risultanze delle banche dati (che dovrebbero fare fede anche loro e se sono difformi dai documenti sono dolori).
3. Occorre presidiare con attenzione la gestione documentale e la corretta archiviazione dei documenti nel sistema di gestione documentale^[7]Archiviare nel sistema di gestione informatica dei documenti le pratiche SUE, nella maggior parte dei casi, vuol dire anche duplicare le evidenza informatiche (file) in due sistemi distinti. Sarà … Continue reading, perché per adesso è l’unico modo per garantire la sopravvivenza dei documenti e dei fascicoli SUE nel tempo.

Conclusioni

C’è poco da aggiungere: solo buon lavoro a tutti e grazie per l’attenzione!

Foto di s m anamul rezwan da Pixabay