Decalogo per la digitalizzazione delle pratiche edilizie

Se ti appresti a digitalizzare le pratiche edilizie comunali ci sono 10 punti che potresti considerare.

1. Coinvolgere la Soprintendenza archivistica e bibliografica di zona: i documenti comunali sono beni culturali alla nascita e l’archivio comunale è sottoposto alla vigilanza della Soprintendenza. Quest’ultima non è un mero controllore ma anche un supporto collaborativo nella predisposizione del progetto di digitalizzazione.

2. La prima operazione è fare ordine nell’archivio: ricostituire le serie complete delle pratiche, segnalare eventuali lacune o documenti danneggiati, recuperare gli strumenti di ricerca esistenti, evidenziare i dati identificativi delle pratiche…

3. Le copie digitalizzate devono essere in grado di sostituire l’originale con la medesima efficacia giuridico-probatoria (digitalizzazione sostitutiva): questo richiede di organizzare in modo adeguato il processo di digitalizzazione (certificazione di processo) e porre le basi per poter produrre le attestazioni di copia conforme in caso di necessità.

4. Le copie digitali sono corredate di opportuni metadati che le descrivono, raccolti in file il cui contenuto e formato elettronico è da stabilire in fase di progettazione. I metadati, creati anche a partire dagli strumenti di ricerca esistenti, consentono di organizzare le informazioni sulle pratiche in una banca dati, fondamentale per la ricerca e il riuso dei documenti digitalizzati.

5. Non c’è archivio digitale o digitalizzato senza uno strumento di accesso (ricerca e consultazione): occorre prevedere un software (web) per la consultazione da parte degli utenti interni ed esterni.

6. Il software (web) di consultazione per gli utenti esterni prevede almeno: accesso con autenticazione SPID/CIE; possibilità di ricerca delle pratiche a partire da dati di indirizzo, catastali, del richiedente ecc.; visualizzazione dei risultati senza esposizione di dati (personali e non) eccedenti; compilazione di una richiesta di accesso formale da farsi interamente on line con acquisizione a protocollo automatica; possibilità per l’operatore di autorizzare o negare l’accesso; pagamento degli oneri tramite pagoPA, prelievo della pratica digitalizzata con dichiarazione di conformità e informazioni descrittive e di contesto (es.: in un frontespizio di riepilogo).

7. Per gli utenti interni rendere disponibili le pratiche digitalizzate nel gestionale di back-office di edilizia/urbanistica/SUE è un valore aggiunto che velocizza le istruttorie.

8. Prevedere l’invio delle pratiche digitalizzate al sistema di conservazione digitale a norma del Comune: trattandosi di copie digitali sostitutive meritano di essere trattate come documenti informatici e il sistema di conservazione digitale ne garantisce la fruibilità nel tempo.

9. Le pratiche si digitalizzano per intero, non per estratto: così sono davvero sostitutive del cartaceo e non si perdono informazioni utili. Nessuna informazione documentale merita di essere bollata come inutile a priori. Altrimenti, cosa la conserviamo a fare? Sarebbe bene anche digitalizzarle tutte e in loco.

10. La digitalizzazione delle pratiche edilizie è in primo luogo un’operazione archivistica: prima serve l’intervento dell’archivista, l’informatica viene poi.