La gestione documentale negletta: due indizi fanno una prova? Il caso PNRR di DTD e PagoPA

Ho già trattato della disaffezione verso la gestione documentale, che tradisce la mancata percezione dell’utilità degli archivi e del loro contenuto, in un precedente post. L’arco che collega i Savoia fino al letterario Ispettore Coliandro offre una prospettiva storico-diacronica sulla scarsa attenzione riservata all’archivio, soprattutto nella sua fase corrente. Qui, invece, andiamo nell’attualità più concreta, per mostrare come non riesca a invertire la tendenza nemmeno la grande mole di risorse finanziarie che il PNRR ha iniettato nei bilanci comunali di tutto lo Stivale per incentivare la trasformazione digitale.

Propongo due esempi emblematici.

Esempio 1

Il primo origina direttamente dal Dipartimento per la Trasformazione Digitale. Il DTD elabora, aggiorna e rende disponibili le Linee guida per i soggetti attuatori individuati tramite avvisi a lump sum (disponibili alla pagina del si.ge.co. del DTD), che trattano anche degli obblighi di conservazione dei documenti legati agli interventi PNRR e alla loro esibizione a richiesta. Cito testualmente quanto indicato al riguardo:

I documenti possono essere conservati in una delle seguenti forme: i) originali; ii) copie autenticate; iii) copie su supporti per dati comunemente accettati, comprese le versioni elettroniche di documenti originali (nel caso di documenti conservati su supporto elettronico deve essere possibile, in caso di audit, verificarne la corrispondenza ai documenti originali); iv) documenti esistenti esclusivamente in versione elettronica.

A parte il fatto che, leggendo, sembra che lo stato di “originale” sia prerogativa esclusiva del documento cartaceo, il documento che esiste solo digitale è il caso ultimo, residuale. Evidentemente si ignora anche che i contratti con i fornitori si fanno solo, e non da oggi ma dal 2012, in forma digitale a pena di nullità. Vige inoltre l’obbligo di utilizzare piattaforme di negoziazione telematiche o mercati elettronici, quali quelli messi a disposizione da Consip a livello nazionale, che si occupano anche di formare e raccogliere la documentazione della procedura in formato nativo digitale. In realtà la p.a. dovrebbe formare tutti originali nativi digitali e usare, verso imprese e pubbliche amministrazioni, esclusivamente mezzi di trasmissione telematici, ma non facciamo troppo i pignoli. Un “la documentazione, formata e raccolta ai sensi di legge, è archiviata e resa disponibile in un fascicolo informatico creato e alimentato ai sensi dell’art. 41 del d.lgs 82/2005…”, tuttavia, non avrebbe impegnato molto (e “avrebbe fatto scic“, come soleva dirsi anni e anni fa).

Esempio 2

Il secondo esempio lo fornisce PagoPA spa e riguarda la Piattaforma Notifiche Digitali. Le indicazioni fornite nel webinar organizzato insieme a ANCI, Fondazione IFEL e DTD dello scorso 4 aprile 2023 (disponibile sul canale YouTube di Scuola IFEL) e le slide distribuite per l’occasione sono del tutto dimentiche del protocollo informatico e della gestione documentale. Parlano, per esempio, di “PEC provider” che intervengono in comunicazioni massive a valore legale o, ancora, invitano a verificare che il partner delle multe sia già partner tecnologico PND accreditato. La stessa società che ha implementato e gestisce la piattaforma, quindi, prevede un modello architetturale di integrazione con i sistemi informativi locali che vede i singoli gestionali dialogare con la PND, probabilmente scimmiottando un modello analogico di stampa e postalizzazione massiva secondo il quale i software producono documenti senza curarsi di farli confluire nell’archivio. Si tratta di un modello diffuso e addirittura imperante nei fatti, ma che già con gli strumenti attuali potrebbe essere superato. Infatti, già adesso, produzione di documento nativo digitale trasmesso al protocollo via web service, produzione di copia analogica secondo l’art. 3-bs del CAD e sua postalizzazione massiva sono attività alla portata. Con la PND non ci dovrebbero essere più scuse. Invece…

Curiosamente, inoltre, si invita allo stesso tempo a utilizzare il contributo per virare su PND la notifica di tutte le tipologie di atti individuate dall’avviso: certo, se tutto passasse dal protocollo e se solo ed esclusivamente questo fosse collegato alla PND sarebbe un attimo, come del resto andiamo dicendo da quando è uscito l’avviso 1.4.5: clicca qui per i post che parlano della Piattaforma Notifiche Digitali.

Morale

Di nuovo stiamo perdendo l’occasione di restituire centralità a documenti e archivio e non perché non ci sono risorse. Anzi, di risorse ce ne sono in abbondanza, ma le stiamo dirigendo verso interventi non del tutto razionali, che creano duplicazioni e sovrapposizioni e non garantiscono la regolarità documentale e amministrativa.

Ripeto, non mettere archivio e documenti al centro non è un dispetto all’archivista di turno affetto e afflitto da smanie di descrizione e controllo, ma è un danno che si fa al patrimonio informativo dell’organizzazione, alla sua capacità di avere a disposizione in modo unitario le informazioni che sono il supporto di decisioni, scelte e strategie, dalle quale poi dipendono i diritti di tutti. E’ un danno allo sviluppo di servizi, alla trasparenza e alla partecipazione di cittadini e imprese al procedimento: ricordiamo ancora, il fascicolo del procedimento va creato (art. 41 del CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale), va reso accessibile al suo intestatario (ancora l’art. 41 del CAD e l’art. 8 della l. 241/1990) e va fatto nell’Area personale del sito. Lì in qualche modo occorrefarceli finire procedimenti, fascicoli, stati di avanzamento e documenti: quale metodo più semplice e intuitivo che una “vista” su un archivio ordinato e ben descritto?

Forse siamo in tempo a riequilibrare la situazione. Proviamoci. Come? Implementiamo con razionalità e consapevolezza ciò che i contributi PNRR finanziano (e anche quello che possiamo programmare con ciò che avanza).

Magari iniziare a parlare esplicitamente di archivio digitale, formazione di documenti informatici validi, sistema di gestione documentale, registrazione a protocollo ecc. anche negli avvisi e nelle linee di indirizzo aiuterebbe.

Quindi, che tu sia archivista praticante o solo simpatizzante della gestione documentale, sensibilizza chi hai accanto senza paura di essere petulante. Magari il passaparola funziona!