Gestione documentale: la comunità di pratiche per combattere la marginalità. Qualche mio spunto da ForumPA

Riporto di seguito, rielaborato e ampliato nelle premesse, il mio intervento al talk “Una rete di competenze: il Responsabile della Gestione documentale tra profilo tecnico e capacità organizzativa“ durante l’ultima edizione di ForumPA a Roma, lo scorso 18 maggio 2023. L’evento aveva lo scopo anche di rilanciare l’iniziativa dell’Associazione Nazionale Archivistica Italiana (ANAI), di dare vita a una comunità di pratiche di responsabili della gestione documentale.

Premessa

Inizio subito con due premesse.

La prima è che sì, parlo dal punto di vista di chi si occupa di gestione documentale nei comuni, ma quando si parla di istituzione comune si scrive “comune” ma si legge non dico in 7.901 modi diversi ma quasi. Infatti, se da una parte i comuni sono caratterizzati da assoluta omogeneità di funzioni cristallizzate nel piano di classificazione o titolario e allo stesso modo condividono tutti l’eterogenea platea di interlocutori che sono l’universalità dei cittadini e le imprese, dall’altra parte è molto differente il contesto ambientale, organizzativo e anche tecnologico, in primo luogo la dimensione organizzativa. Quindi, tutte le volte che si fa o si ascolta un intervento che parla di comuni la tentazione di dire “Eccolo, parla il fenomeno ” è fortissima, ma bisogna invece interpretare e riadattare i principi alla propria dimensione quello che viene proposto, rivederlo come un principio. Con un esito auspicabile: da un lato il comune più grande deve essere doppiamente motivato nel fare le cose per bene, sia per far le cose per bene, sia per generare cultura, qualità e buone pratiche anche a vantaggio di chi è più piccolo; dall’altro lato il piccolo deve assumere consapevolezza per approcciare razionalmente anche ipotesi di mettere in atto una di quelle tanto amate e odiate soluzioni di gestione in forma associata di qualche funzione.

La seconda premessa è che io, probabilmente influenzato dal punto di vista dell’ente locale, rientro fra quelle persone che ha molta, molta difficoltà a scindere la gestione documentale dalla trasformazione digitale, le vedo come sovrapposte se non quasi coincidenti. Infatti, la gestione documentale, in un mondo archivistico ibrido che produce con sempre maggiore frequenza originali digitali, non può fare a meno della trasformazione digitale. Di converso ogni intervento di trasformazione digitale sulle attività e i processi comunali va a impattare sui documenti, perché la pubblica amministrazione opera tramite la forma scritta, quindi produce documenti in continuazione: abbiamo il procedimento amministrativo che si conclude obbligatoriamente un provvedimento espresso cioè con un documento e questo deve essere motivato e la motivazione quasi sempre è fatta su analisi di documenti quindi sull’archivio.

Dopo le premesse, vengo al caso del mio ente per poi arrivare a considerazioni di carattere generale.

Il caso del Comune di Rivoli

Il Comune di Rivoli ha un’organizzazione abbastanza standard, siamo un comune medio grande (48mila abitanti, 265 dipendenti) fra i primi 150-200 d’Italia: la struttura tecnico-amministrativa si articola in quattro direzioni più la segreteria generale.

Le competenze e le professionalità su gestione documentale e trasformazione digi­tale sono concentrate in un unico ufficio non dirigenziale, incardinato in una direzio­ne che si occupa un po’ di tutto, dalle risorse umane alla polizia locale.

Da un lato l’ufficio unico è un vantaggio, perché non c’è rischio di non coordinare in­sieme gestione documentale e trasformazione digitale e si evitano sul nascere derive dell’una o dell’altra o iniziative che vadano in direzioni incompatibili.

Dall’altro lato, questo assetto rischia di essere eccessivamente marginale e c’è lo svantaggio della maggiore difficoltà ad affermare le proprie istanze in sede di coordinamento e programmazione generale a livello di ente. Sa­rebbe illusorio pensare che le istanze arrivino su quei tavoli da sole.

Marginalità e solitudine

Un aspetto fondamentale, spesso dimenticato proprio intorno a quei tavoli, è che gestione documentale e trasformazione digitale non vivono di vita autonoma, non possono andare avanti per inerzia. Può esserci inerzia (non in senso di inattività) solo se esistono prassi consolidate, ma se si parla di “transizione” digitale vuol dire che prassi non ci sono.  Tutt’altro, la gestione documentale digitale ha bisogno di essere coltivata e occorre capire che riguarda l’intera organizzazione, richiede interventi sistemici. Deve entrare a fare parte consapevolmente delle attività di programmazione, di organizzazione e di revisione dell’organizzazione, di formazione, di comunicazione… una visione che sembra propria di pochi casi isolati. Complice anche il fatto che l’amministrazione digitale non è seria materia d’esame per la selezione del personale amministrativo, che è la categoria professionale più consistente negli enti locali.

In questo scenario il rischio di sentirsi soli è quindi concreto. Non si tratta di una solitudine da intendersi solo come esperienza emotiva, ma una solitudine che si ripercuote sui risultati, che sfocia spesso nel pensare e magari realizzare interventi pure corretti, che però non raggiungono il suc­cesso sperato per mancanza di condivisione e partecipazione o che addirittura non vengono percepiti proprio come corretti. Per non parlare poi del rischio che la situa­zione di marginalità porti a iniziative di gestione documentale e di transizione digitale parallele in altre zone dell’ente.

Rimedi

Ora, volendo fare un po’ di sana autocritica si può anche arrivare ad affermare che forse forse anche chi si occupa di gestione documentale potrebbe impegnarsi di più a “promuovere” l’importanza del suo ruolo e ancor di più della materia che tratta. Si può sempre fare meglio.

Ma è anche vero che spesso e volentieri dall’alto – intendo dal centro, dallo Stato – non ci viene data una grande mano.

Faccio esempi concreti.

• Siamo in epoca PNRR, con avvisi su trasformazione digitale curati dal DTD – Dipartimento per la Trasformazione Digitale che mai nominano documenti, archivi e  gestione documentale (nelle accezioni di nostro interesse), nemmeno quando si parla di servizi online. Si parla di esperienza utente ma non una menzione, per dire, alla validità documentale di istanze e comunicazioni (eppure abbiamo gli articoli 65 e 40-bis del CAD o l’articolo 38 del TUDA che se ne occupano – sarebbe bastato un semplice riferimento per offrirci un appiglio per affermare le nostre istanze e facilitarci il lavoro).
• È nata di recente anche la PND – Piattaforma Notifiche Digitali, qui l’ente gestore è PagoPA spa, società pubblica: per il records manager è evidente che si notificano docu­menti in un processo che deve garantire la piena regolarità formale e documentale, ma di nuovo la narrazione istituzionale non fa un cenno alla formazione del documento, giusto un richiamo in piccolo al numero di protocollo ma senza enfasi. Infatti, si è visto quali soluzioni stia producen­do il mercato per consentire ai comuni di arrivare al bottino.
• Infine, una parolina dolce anche per il DFP – Dipartimento per la Funzione Pubblica e il suo portale inPA: lodevolissima l’idea di centralizzare le funzioni di reclutamento del personale, viva Iddio e quanto ci sa­rebbe bisogno di ammodernamento in questo ambito, ma in realtà quello che si è fatto è obbligare a usare uno strumento software monco e con scarsa attenzione ai documenti (per dire, almeno fino a quanto osservato poco tempo fa, la domanda non ha nemmeno la data cronica).
• Altro tema attuale è la digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti, con un percorso portato avanti da AGID – Agenzia per l’Italia Digitale…

Rete e comunità? Sì, a patto che…

Come se ne esce? Aiuta fare rete? Sì, ma a due condizioni:

• uno, che incontrarsi e fare rete non si riduca a un raccontarsi fra fanatici le proprie disgrazie. Si deve riuscire ad avviare e condurre una sorta di “operazione simpatia” della ge­stione documentale fuori dell’attuale platea di interessati;
• due, che si riesca a elaborare proposte concrete e soluzioni realizzabili su casi reali da presentare con forza a chi di competenza.

Esempi:

• andiamo all’AgID e pretendiamo una lista di software di gestione documentale – anche frutto di autodichiarazioni – con scritto accanto chi si è adeguato alle linee guida e chi no, in particolare all’allegato 5 sui metadati (che ci abiliterebbero scenari e potenzialità diversamente inimmaginabili), magari sulla strada per Roma recuperiamo anche qualche soprintendenza archivistica;
• oppure andiamo da PagoPA spa – che la lista dei fornitori abilitati alla PND l’ha fatta (ci sono gestori di circuiti di carte di credito, per dire) – e pretendiamo che questi fornitori propongano soluzioni corrette dal punto di vista documentale e archivistico;
• entriamo nella discussione sulla digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti pubbli­ci, facciamo formazione agli operatori del mercato ICT per la pubblica amministrazione sui temi del documento informatico e dell’archivio digitale…

---

Il video dell’evento completo

Foto di Gerd Altmann da Pixabay