Tassonomie e titolario

Con l’incessante avanzare della trasformazione digitale, scandito da piani triennali, piattaforme abilitanti e avvisi PNRR, sono fiorite e continuano a fiorire nuove tassonomie e categorizzazioni varie. Perché, si sa, l’informatica vive di ordine e predeterminazione. Se poi gli strumenti d’ordine fossero anche coordinati sarebbe meglio. Invece, da più parti si è stigmatizzato che non sempre è chiaro come unire una tassonomia all’altra quando i fenomeni che descrivono si incontrano: per esempio, i servizi online del PNRR hanno nomi e criteri di elencazione diversi rispetto ai servizi pensati per la pubblicazione su app IO e che dovrebbero veicolare i messaggi di stato di avanzamento dei servizi online.

Segue una proposta per un percorso di integrazione delle varie tassonomie che, potendo riavvolgere il nastro, creerebbe classificazioni, vocabolari e tassonomie integrati e coordinati fra loro, situazione che guiderebbe anche l’integrazione armonica dei sottostanti strumenti. Il punto di partenza, da (buon) archivista e pure da matematico (che poi non è troppo diverso), è scontato.

Il titolario

Partiamo dal titolario o piano di classificazione che, benché strumento tipicamente associato alla formazione dell’archivio^[1]Dal Titolario dei comuni: il piano di classificazione o titolario è il sistema precostituito di partizioni astratte,  gerarchicamente ordinate (dal generale al particolare), fissate sulla base … Continue reading, in realtà, è l’elencazione ragionata delle funzioni di un ente. Per esempio, se si sfoglia quello dei comuni^[2]Il Titolario dei comuni è uno degli esiti dei lavori di un Gruppo costituito dalla Direzione generale archivi nel 2002, con lo scopo di formulare proposte e modelli per la riorganizzazione degli … Continue reading, si vede come le funzioni siano elencate e ordinate gerarchicamente e come, inoltre, per ogni funzione sia citato il riferimento normativo che attribuisce la funzione all’ente comune. In definitiva si può leggere il titolario di classificazione di un’organizzazione qualsiasi per capire esattamente di cosa si occupa. Visto che abbiamo nominato i comuni, ci assestiamo sulla dimensione comunale, ma il discorso vale per ogni tipo di amministrazione.

Bene, grazie al titolario, quindi, abbiamo già l’elenco ragionato delle funzioni comunali.

Attenzione: vale la pena ricordare che le funzioni, di norma, sono le medesime in ogni istituzione di un certo tipo; quello che cambia è l’organizzazione interna, la struttura degli uffici, l’organigramma e la suddivisione di competenze. Questi aspetti variabili entrano in gioco più avanti.

Da qui in avanti ci si presentano vari percorsi di sviluppo. Prendiamone uno.

Il catalogo dei procedimenti

Per ogni funzione possiamo individuare i procedimenti amministrativi che vi si incardinano. Questo ci consente, anche in ossequio alle disposizioni del d.lgs 33/2013 sulla trasparenza amministrativa, di dare vita al catalogo dei procedimenti amministrativi, al quale diamo lo stesso ordine/scansione adottato nel titolario, a vantaggio della facilità di consultazione. Avremo, per esempio, una sezione “Servizi alla persona”, con sottosezione “Diritto allo studio e servizi” che comprende, fra gli altri, i procedimenti relativi alla refezione, al trasporto scolastico e alle cedole librarie.

L’elenco dei procedimenti va completato con l’ufficio responsabile (qui entra in gioco l’organizzazione specifica del singolo ente di cui sopra, la suddivisione interna di competenze), i tempi di conclusione e l’eventuale modulistica per i procedimenti a istanza di parte. Per i servizi online, ovviamente, la modulistica scaricabile è superata dall’attivazione del procedimento direttamente online (al posto del modulo, quindi, andrà il link di accesso al servizio online).

Accanto ai procedimenti amministrativi in senso stretto, si individuano anche quelle attività che non sono in sé procedimenti amministrativi ma che sono comunque da gestire, generano lavoro negli uffici, documenti, flussi documentali e comunicazioni. L’esempio di scuola sono le “comunicazioni in luogo di autorizzazioni” (di cui alla legge 241/1990) che, propriamente, non sono procedimenti amministrativi ma atti del privato di cui la pubblica amministrazione prende atto, riservandosi verifiche e adozioni di atti che ne impediscano la prosecuzione degli effetti. Anche la consultazione dell’archivio storico – altro esempio – non è propriamente un procedimento amministrativo, ma buona creanza impone di spiegare all’utenza come accedere all’archivio storico, a chi rivolgersi e quali siano i tempi di attesa per il riscontro a una domanda.

Fin qui abbiamo individuato le funzioni e le abbiamo collegate a procedimenti e attività non procedimenti.

Il piano delle aggregazioni documentali

A questo punto, procedimento per procedimento, attività per attività, possiamo pensare ai documenti prodotti (e ricevuti) e pensare a come organizzarli in fascicoli^[3]I fascicoli, si sa, sono di tre tipi, forse quattro: per persona, per attività, per affare e per procedimento (quest’ultimo tipo specificazione dell’affare)., come tenerli insieme per documentare il procedimento stesso. Possiamo pensare anche a forme di aggregazione dei documenti diverse dal fascicolo, come la serie o il repertorio. Fatto sta che in questo modo ci stiamo costruendo il piano delle aggregazioni documentali (come lo chiamano le attuali linee guida sul documento informatico, prima si chiamava “piano di fascicolazione^[4]Il Gruppo di lavoro che ha elaborato il Titolario dei comuni ha formulato anche una proposta di piano di fascicolazione.”). In questa fase valutiamo anche per quali procedimenti / attività ci sono altre amministrazioni partecipanti, a quali documenti sono interessate, così da predefinire il corrispondente metadato ed essere pronti a consentire l’accesso diretto al fascicolo (o a una sua porzione) da parte delle amministrazioni interessate^[5]Lo richiede il Codice dell’amministrazione digitale, articolo 41, ma lo prefigurava anche il Testo unico sulla documentazione amministrativa: l’accesso avviene in interoperabilità, cioè … Continue reading.

Fin qui: abbiamo le funzioni, i procedimenti con l’ufficio che se ne occupa, l’idea di massima dei documenti che accumuleremo e come li accumuleremo.

Il piano di conservazione

Passiamo a valutare i tempi di conservazione, sulla base di obblighi o indicazioni di legge (per esempio, i tempi di prescrizione di un debito, i termini entro i quali un terzo ha possibilità di contestare un atto e avviare un contenzioso…) ma anche di valutazioni sull’interesse storico della documentazione. Da qui si crea il massimario di scarto o piano di conservazione. Per i comuni ne esiste uno licenziato insieme al titolario unico nazionale^[6]Un tempo l’Agenzia per l’Italia Digitale aveva una pagina con titolari e piani collegati per tutti quei tipi di organizzazione che ne avevano predisposti di unici. Adesso non la trovo più. In … Continue reading, che può essere preso come punto di partenza ed eventualmente integrato, anche sulla base della sensibilità della soprintendenza di zona.

Il registro dei trattamenti di dati personali (GDPR)

La questione dei tempi di conservazione dei documenti (e dei dati di cui sono rappresentazione) si lega alle questioni di protezione dei dati personali. Soprattutto in una fase iniziale, il GDPR, che sembrava (sottolineo il “sembrava”) spingere a limitare il tempo di conservazione a quello strettamente necessario all’evasione della pratica anche in ambito pubblico, sembrava anche entrare in conflitto con la conservazione dei documenti archivisticamente intesa, che spesso e volentieri si traduce anche in conservazione permanente.  Fortunatamente, col tempo, si sono trovati punti di incontro e la revisione del “Codice della privacy” nostrano (d.lgs 196/2003), tesa ad armonizzare il regolamento europeo con le peculiarità nazionali, ha fatto chiarezza per quanto riguarda la “conservazione nel pubblico interesse” e quella per finalità storiche, scientifiche e statistiche. Comunque, arrivati a questo punto abbiamo messo insieme le funzioni, i procedimenti e gli uffici che se ne occupano, i documenti (e i dati) che si stratificano, il tempo di conservazione^[7]Attenzione: i tempi di conservazione indicati nel piano di conservazione non sono perentori né in alcun modo cogenti o vincolanti. La distruzione di un documento detenuto da una pubblica … Continue reading… il registro dei trattamenti dei dati personali è quasi fatto. Mancano le categorie di dati trattati, i possibili interessati, eventuali trasferimenti, responsabili del trattamento ecc., ma a questo punto dovremmo avere le idee chiare e la giusta consapevolezza per portarlo a termine.

Le “nuove” tassonomie

In apertura abbiamo evocato tassonomie ed elenchi più recenti, nati apparentemente scollegati e dimentichi del pregresso. Anche queste, in realtà, possono inserirsi nel percorso che stiamo delineando.

La tassonomia dei servizi di incasso pagoPA

Durante la rassegna delle funzioni per elencare i procedimenti e le attività che vi afferiscono, si possono segnalare quelli che prevedono un pagamento all’ente.

Assumendo la completezza del titolario (cioè, che copra tutte le funzioni dell’ente) si individuano così tutti i pagamenti possibili, già ordinati in modo compatibile con il titolario^[8]Ne ho già parlato tempo fa in un post dedicato: completezza, sistematicità e ordine non sono la cifra che contraddistingue la tassonomia pagoPA se, per esempio, il servizio di incasso “varie” … Continue reading: in linea di massima si potrebbe prendere come codice tassonomico l’indice di classificazione stesso. Se si vuole essere più specifici (es.: distinguere la tassa sui rifiuti dal Canone Unico Patrimoniale, che a livello di titolario vanno in “IV/3 – Risorse finanziarie e patrimonio / Gestione delle entrate: accertamento, riscossione, versamento”), si può fare, ma almeno si ha una tassonomia dei servizi di incasso coerente con il titolario e le funzioni dell’ente (nella tassonomia reale, ci sono le procedure di gara mescolate all’edilizia privata e alla ZTL). Come già suggerito in un post sul tema, a questo punto mettere la tassonomia dei pagamenti in relazione con il piano dei conti del bilancio o con i codici SIOPE+ sarebbe un plus del quale varrebbe la pena approfittare.

Il catalogo dei servizi online

Ancora sfogliando poi il catalogo dei procedimenti si individuano quelli a istanza di parte. Per questi si può allestire un modulo di presentazione dell’istanza e il relativo flusso di interazione con l’utente. Stabilite regole linguistiche per la comunicazione (il procedimento può chiamarsi “Cambio di indirizzo” ma il servizio online può ben essere “Richiedere il cambio di indirizzo”, per esempio) si ottiene un catalogo dei servizi online, ancora organizzato sulla base delle funzioni come elencate e ordinate gerarchicamente nel titolario, a vantaggio, ancora, della facilità di lettura. I 26 servizi online elencati nell’avviso PNRR per i comuni, se tutto torna, ne saranno un sottoinsieme.

I servizi di messaggistica app IO

Il servizio online risulta quindi associato a un procedimento. Per ogni procedimento si è già fatta una descrizione dei documenti prodotti e ricevuti. Fra quelli prodotti e trasmessi verso l’esterno si possono individuare quelli a basso tasso di formalismo che si potrebbero veicolare tramite app IO. Inoltre, nel procedimento e nel flusso di interazione con l’utente del servizio online, si individuano eventi – quali i cambi di stato della pratica – che meriterebbero di essere comunicati all’intestatario del procedimento tramite un messaggino sull’app nazionale. Da qui si deriva quindi il catalogo dei servizi IO che, in questo modo, è un sottoinsieme del catalogo dei servizi online (o, se si vuole essere meno “granulari”, si possono raggruppare servizi simili, riferiti a una stessa funzione che, per l’appunto, è una classe del titolario!). Per ogni servizio IO si possono inoltre elencare i tipi di messaggio e prevedere dei modelli (template da completare di volta in volta con i dati delle singole pratiche). App IO, però, è adatta anche a ricevere comunicazioni non legate a procedimenti amministrativi e suoi eventi (es.: si avvisano i residenti in una strada di una variazione della circolazione stradale): il catalogo dei servizi IO può essere integrato sfogliando il titolario e le attività di natura non procedimentale precedentemente individuate.

Nel mondo reale, il catalogo dei servizi IO, è organizzato in due livelli: argomento e servizio. L’argomento non ha alcun nesso con le funzioni comunali come organizzate nel titolario (e si era capito che se ne è ignorata l’esistenza) ma non ha nemmeno niente a che vedere con il vocabolario controllato degli argomenti che accompagna il modello di sito comunale…

La tassonomia delle notifiche digitali (SEND)

Nell’ambito dei procedimenti esistono anche comunicazioni che necessitano di una comunicazione formale o di notifica a valore legale. Con gli stessi ragionamenti fatti per la messaggistica “informale” di app IO, si costruisce la tassonomia delle notifiche digitali^[9]Sempre che ce ne sia bisogno: si notificano documenti, no? E questi non sono già classificati tramite il titolario?.

La situazione attuale

In realtà, si è anticipato in premessa, le nuove tassonomie sono nate in modo diverso dall’ipotetico percorso descritto nei paragrafi precedenti. Ognuna sembra vivere di vita propria e non sempre si armonizza con le altre.

In aggiunta alle tassonomie ricostruite nel percorso ideale, il mondo reale propone anche i vocabolari controllati per descrivere i contenuti del sito comunale. Si è già detto in un inciso che non sono omogenei, per quanto riguarda gli argomenti, con il catalogo di app IO. Non lo sono, ovviamente, nemmeno con titolario e piani annessi, quando trattano la tipologia di contenuto “documento”…

Per riferimento, ecco l’elenco delle nuove tassonomie:

• tassonomia dei servizi di incasso pagoPA (per comuni e altri enti);
• catalogo dei servizi app IO per i comuni;
• tassonomia delle notifiche SEND;
• catalogo dei servizi online finanziati dal PNRR;
• vocabolari controllati per il sito comunale.

Purtroppo, il nastro non si può riavvolgere e non si possono ricondurre tutte le tassonomie nell’alveo del titolario. Quello che invece si può fare è creare delle tabelle di corrispondenza, anche “un pezzo alla volta”.

Per esempio, qui avevo tentato una corrispondenza fra servizi online PNRR e catalogo dei servizi di app IO non senza qualche dubbio.

Ulteriori tabelle, che potrebbero relazionarsi fra loro fino a stabilire corrispondenza fra tutte le tassonomie e gli elenchi, tanto quelli tradizionali quanto quelli recenti, potrebbero essere accolte all’interno del progetto PA Docs, nato proprio per definire in modo partecipativo vocabolari controllati per gli archivi (e la trasformazione digitale dei comuni), facendo tesoro dei validi e consolidati strumenti che ci arrivano dal passato. Fra questi, in primis, il titolario. Al progetto PA Docs dedicherò un post in futuro.

Foto di Hans da Pixabay