Piattaforma Notifiche Digitali: una proroga dell’avviso PNRR per rivedere progettazioni affrettate

Della Piattaforma Notifiche Digitali (PND) abbiamo parlato già in più occasioni: anteprime, suggestioni, indicazioni. Con decreto del 28 marzo 2023 il Dipartimento per la trasformazione digitale ha prorogato i termini per la contrattualizzazione dei fornitori nell’ambito dell’avviso PNRR misura 1.4.5 “Piattaforma notifiche digitali” (link al decreto).
C’è dunque tempo fino al 31 maggio 2023 per progettare e contrattualizzare.

Non è troppo tardi

Possiamo, quindi, rivedere eventuali idee di implementazione elaborate troppo frettolosamente. Per esempio, partendo dalla fine:

1. collegare la PND solo ed esclusivamente al protocollo informatico;
2. adeguare il protocollo informatico alle linee guida AgID (vigenti da anni) e in particolare all’allegato 5 sui metadati e, in più, magari, gestirci anche il metadato dell’eventuale pagamento pagoPA collegato al documento;
3. adeguare di conseguenza le API e i web service che consentono la protocollazione automatica a partire da un gestionale esterno e che dovranno consentire la propagazione dello stato di avanzamento della notifica a tutto il sistema informativo;
4. adeguare il gestionale esterno per la produzione di documenti nativi digitali conformi a CAD e linee guida (art. 20, art. 3-bis del CAD, linee guida par 2.1.1 ecc.);
5. connettere adeguatamente il gestionale al protocollo per registrare e fascicolare;
6. adeguare il gestionale per recuperare i dati dello stato di avanzamento della notifica;
7. adeguare il connettore con il sistema dei pagamenti pagoPA per attualizzare l’importo del pagamento in base alla data e al tipo della notifica.

Obiezione: ma non è più facile comprare una delle soluzioni “tutto incluso”, un nuovo software che si collega alla PND e si occupa di tutto?
Risposta: più facile sicuramente sì, ma probabilmente non serve a niente. Anzi, potrebbe anche fare danni (all’archivio, cioè alla regolarità dei procedimenti).

Quali interventi?

Gli interventi da fare, in questo caso, coinvolgono componenti distinte del sistema informativo, che ricadono anche sotto responsabilità diverse. Non si tratta però di interventi strutturali, ma solo di adeguare quello che già esiste. O, se non esiste, di cogliere l’occasione per realizzarlo:

• il protocollo informatico lo abbiamo tutti, si tratta di pretendere con più forza l’adeguamento (normativo) alle linee guida sul documento informatico e renderlo un sistema di gestione documentale al passo con i tempi;
• poi, occorre interfacciarlo con la PND: deposita, avvia la notifica, recupera lo stato di avanzamento e trasmettilo ai gestionali coinvolti, recupera le attestazioni opponibili a terzi e associale stabilmente alla registrazione di protocollo;
• un gestionale che produce un output documentale dovrebbe già essere in grado di produrre documenti nativi digitali conformi alle linee guida e dovrebbe essere collegato con il sistema di gestione documentale per la registrazione (a protocollo o in un registro particolare), si tratta di ampliare questa integrazione per gestire i dati necessari al deposito sulla PND. Se invece il software produce documenti scadenti o se l’integrazione con il sistema di gestione documentale non c’è… è l’ora di sistemarlo!
• L’integrazione con il sistema di gestione documentale non può non prevedere anche la fascicolazione. Se il gestionale non fascicola, è il momento che inizi a farlo, possibilmente dopo che abbiamo definito un piano di fascicolazione (cioè la logica con cui si creano i fascicoli), così da automatizzare l’intero processo di registrazione e fascicolazione;
• Un gestionale che produce un’esigenza di pagamento dovrebbe già essere collegato al sistema dei pagamenti pagoPA. Di nuovo, se non lo è, occorre passare quel pagamento su pagoPA e collegare il gestionale al sistema dei pagamenti messo a disposizione dal partner tecnologico. IL partner tecnologico: anche qui, cerchiamo di non frammentare e non cediamo alla facile tentazione di nominare nuovi partner tecnologici perché esiste già il connettore con quel software o perché il fornitore ci offre il pacchetto completo. Ricordiamoci che poi c’è da contabilizzare i pagamenti.

Obiezione, 2: ma non si possono collegare i gestionali con la PND singolarmente?
Risposta: potere si può. Ma perché fare nuovi connettori quando abbiamo già quelli che ci servono? Con 5 gestionali ci possono bastare 5 connettori con il sistema di gestione documentale (che dovrebbero già esistere) e 1 connettore con la PND. Perché pensarne 5+5? E poi.. protocollare si deve protocollare, le attestazioni opponibili a terzi allo stesso modo vanno associate al documento protocollato… perché vogliamo movimentare tutti questi documenti e duplicarli in più sistemi? La notifica è la spedizione di un documento, perché non farla partire dal luogo deputato ad accogliere i documenti?

Foto di Alexa da Pixabay