Il vincolo: fra archivio e informatica
Il vincolo archivistico, per semplificare il racconto che ne ha fatto Giorgio Cencetti nel secolo scorso è, da una parte, il legame che si crea fra il complesso documentario e le funzioni svolte dal soggetto produttore dell’archivio (per esempio, difficilmente troveremmo un registro di matrimoni nell’archivio di un’impresa del settore alimentare). Dall’altra parte il vincolo è anche il legame che si crea fra le carte e che tesse una fitta trama di relazioni nell’archivio, fra richieste e risposte, presupposti e conseguenze, fatti e atti ecc.
L’informatica – come dice il nome – si occupa di trattamento automatizzato dell’informazione, inclusa la sua trasmissione e la sua comunicazione. Se si ritenesse che il vincolo archivistico è un concetto o un valore del tutto estraneo all’informatica, anche a quella degli albori, si cadrebbe in un errore marchiano.
Riporto di seguito uno stralcio del mio intervento alla sesta edizione dell’OpenSIPADay (Bologna, 12 giugno 2023).
Documenti, archivi, archivisti e informatici
A questo punto, visto che tempo dovrebbe essercene, conviene dedicare qualche minuto per rispondere a un paio di domande: cos’è un documento, cos’è un archivio? Merita fissarlo brevemente, almeno per stabilire un dizionario comune e mettere in circolo qualche parola chiave dai contorni ben definiti e condivisi.
Nella sua definizione più ampia e generica, che si trova anche nei dizionari, il documento è “informazione affissa a un supporto”. Questa definizione abbraccia tanto il contratto di acquisto di una casa, rogato da un notaio tramite un atto pubblico “con l’osservanza di certe determinate forme atte a dargli valore giuridico e forza di prova”, quanto la lista della spesa che compiliamo giorno per giorno e immancabilmente lasciamo sul tavolo quando ci decidiamo ad andare al supermercato. Per i nostri scopi possiamo limitarci alla definizione che si ricava, per esempio, dal Codice dell’amministrazione digitale: documento è la rappresentazione di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti. Indipendentemente dal supporto.
Cos’è l’archivio? L’archivio è l’insieme dei documenti prodotti o ricevuti da un soggetto (persona fisica, persona giuridica, famiglia o organizzazione in genere), nello svolgimento delle sue attività. Non è un cumulo indistinto di documenti qualsiasi, ciascuno da considerarsi una monade, con un significato per conto suo. Intanto già nella definizione di archivio c’è il legame con l’attività, un documento sta nell’archivio di qualcuno perché gli serve o gli è servito per svolgere le sue funzioni. Non trovo pagelle scolastiche nell’archivio di un comune, non trovo cartelle cliniche in quello di una scuola, non ci sono autorizzazioni edilizie in un ospedale. Però, quella fra documenti e funzioni del soggetto produttore dell’archivio (formalizzate nel titolario) non è l’unica relazione che si ritrova in un archivio.
I documenti stessi hanno relazioni fra loro: il provvedimento finale di cui sopra è in relazione con i documenti consultati o creati in fase istruttoria, una lettera in partenza è probabilmente legata a una in arrivo a cui risponde ecc. Nel secolo scorso, fra 1937 e 1939, l’archivista Giorgio Cencetti ha posto le basi per lo sviluppo in Italia di elaborazioni teoriche e tecniche sul concetto di “vincolo archivistico”, che è appunto quel legame ineliminabile che lega i documenti fra loro e alle funzioni dell’ente che produce l’archivio. Il vincolo, che esiste in modo naturale anche se non è reso evidente ed esplicito, è ciò che rende un archivio differente da altri tipi di raccolte, collezioni o, per dirla con i latini, di universitas rerum.
Ovviamente, nell’archivio, il vincolo è reso evidente ed esplicito anche con accorgimenti fisici e di organizzazione, dal modo con sui sono presentati e resi disponibili i documenti: per esempio, tramite i fascicoli o altre aggregazioni. Ecco, prendiamo il fascicolo di un procedimento a istanza di parte: l’istanza apre il fascicolo (pensiamo alla carta: cartellina, registro il fascicolo nel repertorio, annoto titolo, classe e numero progressivo, oggetto…) e tutti i documenti che vengono dopo ci finiscono dentro.
Ora, facciamo un salto nell’informatica, nel mondo della posta elettronica. Nel 1977, l’RFC 733 “Standard for the format of ARPA Internet text messages” (poi superata nel 1982 dalla RFC 822 e ora dalla RFC 5322 “Internet message format” di ottobre 2008) definisce le specifiche tecniche del formato dei messaggi e-mail. Il messaggio e-mail, questioni sul suo valore probatorio a parte, è un documento: rappresenta atti, fatti e dati su un supporto elettronico. Oltre al contenuto informativo del messaggio propriamente detto, sappiamo (almeno noi addetti ai lavori, spero) che il messaggio porta con sé altri dati di corredo, nell’header o intestazione (che solitamente i client di posta elettronica non mostrano, non per intero almeno). Fra le varie informazioni presenti nell’header ci sono tre campi precisi, nell’area dei “campi di identificazione”:
- “Message-ID:” (identificativo univoco);
- “In-Reply-To:” (ID del messaggio a cui si è fatto “rispondi”) e
- e “References:” (ID del messaggio “capostipite” della discussione).
Questi campi sono poi usati dai client di e-mail che organizzano i messaggi per discussione (o thread) e ci fanno imbestialire quando qualcuno, per fare prima, decide di creare un messaggio del tutto nuovo rispondendo a una e-mail vecchia, cancella il testo citato/quotato, cambia oggetto e “sminchia” (pardon) il nostro thread… Comunque, non è questa un’implementazione pratica di qualcosa che esplicita il vincolo archivistico?
Non solo, l’header ci consente anche di fare valutazioni circa la provenienza del messaggio, la sua affidabilità, tutte questioni che si pone chi tratta documenti dal punto di vista giuridico-amministrativo. Non c’è quindi motivo di vedere contrapposizioni fra archivistica e gestione documentale da una parte e informatica dall’altra. Del resto, entrambe le discipline trattano informazione, no?
Anzi, la gestione documentale è un possibile filo conduttore per la trasformazione digitale..
